Le portail, qui s’adresse à 70 000 collaborateurs répartis dans le monde, a récemment obtenu le prix Intranet e-RH & Management 2010 de CEGOS. Il nous a été présenté par l'équipe Suez Environnement : Sandrine Deparis, responsable e-communication, et Camille Fauconnier, chargée de communication Intranet.

Ce que j’ai principalement retenu de cette présentation :

• La notion de performance pour tous, donnée importante intégrée dès le début du projet : chaque entité du Groupe a en effet ses budgets, ses ressources - pas nécessairement d’équipe web ni a fortiori d’équipe Intranet - et doit bénéficier du même niveau de service ;
• La recherche d’un langage commun, notamment face aux questions d’identification unique ou SSO, et le principe de développements mutualisés permettant de rationnaliser les coûts ;
• La concertation omniprésente, grâce notamment à une série d’enquêtes - auprès des utilisateurs (sondages en ligne), du management (par téléphone), des filiales (rencontres avec leurs responsables) - et à la tenue d’un véritable atelier international ayant sur plusieurs jours réuni des utilisateurs, communicants et informaticiens, et grandement participé à la conception du cahier des charges et l’échafaudage d’une réelle stratégie globale ;
• Un planning relativement serré, du choix de l’outil en mai 2009 à l’ouverture internationale en avril 2010 ;
• L’implication permanente des utilisateurs, du management, des filiales, des contributeurs, notamment pour le choix du nom opéré par le biais d’un concours en interne ayant donné lieu à plus de 150 propositions ;
• Un shooting photo, évidemment facultatif, organisé pendant 1 semaine au siège avec un photographe professionnel afin d’enrichir les profils de photos moins connotées « trombinoscope », donnant lieu à la remise sur clé USB offerte au moment du lancement d’un portrait haute définition (libre ensuite au collaborateur de la publier sur l’Intranet, s’il le souhaitait) ;
• Des commentaires systématiquement authentifiés, pas d’anonymat ;
• Un accès prioritairement en mode Intranet, seules les applications étant disponibles en Extranet tandis que l’accès mobile reste à l’étude ;
• Des contenus disponibles sur 3 niveaux (Groupe, Business Units et localités) via 5 rubriques, dont une page perso (intégrant à terme les aspects RH), un newscenter remontant l’activité des communautés auxquelles le collaborateur est membre, et une rubrique d’information corporate, descendante ;
• Plus de 30 contributeurs formés au siège et un effort important d’accompagnement orchestré par l’équipe projet ;
• Un acteur dédié Liferay à la DSI ayant bénéficié du transfert de compétence opéré par l’intégrateur ;
• Un système de templates permettant de cadrer les interventions des contributeurs - en plus d’un accès au code source désactivé dans l’éditeur FCK - en lieu et place d’un ancien CMS non bridé ayant donné lieu aux dérives habituelles ;
• Le choix du bon template étant peut-être l’élément le plus compliqué dans le maniement du back-office, un catalogue affichant des noms explicites et un aperçu a judicieusement été créé pour simplifier cette étape essentielle ;
• Une création de communautés dans Liferay jugée simplissime - un vrai point fort de la solution selon l’équipe projet - et qui n’entraîne pas de frais de développement ni d’hébergement supplémentaires ;
• Le rôle important de la Communication et de la DSI, formant le Comité de projet Portail, en charge de recueillir les nouveaux besoins et de les qualifier, sans parler outils et encore moins outils 2.0, pour décider s’il est opportun d’y répondre par la création d’une nouvelle communauté, en tenant notamment compte des ressources prévues pour la mise à jour et l’animation de l’espace en question ;
• Un plan de communication interne efficace, qui a visiblement porté ses fruits avec en amont un teasing puis, le jour de l’ouverture, une campagne e-mailing vidéo, complétée par la distribution d’une plaquette  « tout savoir sur Btwin », d’une clé USB avec la photo du collaborateur s’il s’est prêté au jeu du shooting et d’une souris Btwin qui a fait un véritable carton ;
• Une formation au langage Liferay organisée pour les gestionnaires : qu’est-ce qu’une portlet ? D’ailleurs un ou une portlet ?
• Le CMS, assez complexe à assimiler et nécessitant une véritable formation (permettant, en contrepartie, de faire beaucoup de choses !) jugé comme le point négatif de Liferay ;
• Et en revanche un niveau de satisfaction utilisateurs très élevé, qui a presque étonné l'équipe projet ;
• Enfin, pour finir sur le cadre de la présentation, une photo de la vue incroyable sur Paris fraîchement enneigée prise depuis notre salle de réunion située au 40e étage de la tour Suez Environnement (pardonnez la qualité de la photo, réalisée avec mon portable) :



A lire ailleurs :
• Le site Suez Environnement
• Le prix Intranet CEGOS 2010
• Clubnet, association des professionnels de l'Intranet