Trop c'est trop. Ce flux incessant de messages, dont le traitement finirait presque par représenter à lui seul un travail à mi-temps, nuit gravement à la santé de l'entreprise et de ses salariés : saturation des serveurs, de la bande passante, process de travail non optimisés, problèmes d'accès aux documents, de versioning et de conservation de ces documents, perte de messages... sans parler de stress et de démotivation.

Ci-dessous quelques témoignages, glanés dans les différentes entreprises où je suis passé en tant que salarié, client ou prestataire :

1- Je ne lis que les mails pour lesquels je suis en destinataire principal ; les autres sont classés ou directement supprimés.

2- Je tourne en moyenne à 40 m/h (messages à l'heure) en réception, parmi lesquels quelques spams qui ont réussi à passer, mais surtout de "vrais" messages, que je dois traiter.

3- Mon ordinateur a planté sérieusement, alors que je préparais un mail important, limite roman. J'ai non seulement perdu ce mail, mais aussi tous les messages reçus et envoyés depuis mon dernier archivage, qui remonte à trois semaines !

4- Un client me parle d'un message qui, visiblement, est passé à la trappe. Mais l'ai-je au moins reçu ?

5- J'ai trouvé LA solution pour rechercher dans mes mails : le disque dur externe, que je me suis offert et sur lequel je sauvegarde l'intégralité de mes messages, dont tous ceux que je n'ai pas le temps de lire. J'ai tout mon historique à portée de la main, même en déplacement, et peux y effectuer des recherches dès que nécessaire. Mo-bi-li-té !

6- C'est simple : je ne lis plus mes mails.

7- Grâce au smartphone offert imposé par ma direction, je peux continuer à traiter le flux de mes messages dans les transports, le soir et le week-end, ce qui me fait gagner du temps en arrivant au bureau, me retire un peu de stress, mais demande à mes contacts davantage de réactivité puisqu'ils doivent à leur tour traiter rapidement mes réponses. En fait le problème est juste déplacé.

8- Je me connecte tous les dimanches au webmail de mon entreprise pour traiter les messages reçus depuis le vendredi soir, histoire de bien commencer la semaine.

9- J'ai créé des règles de classement de mes e-mails, selon leur expéditeur ou les mots clés dans leur objet. Ma boîte de réception est à peu près propre, mais j'ai 1 322 messages non lus dans mes différents dossiers. Je les traite... dès que possible.

10- Marre des messages "une paire de lunettes a été trouvée près de la photocopieuse du bâtiment B, 1er étage, section 23..." !

11- Le foot, ça n'est vraiment pas mon truc, alors les invitations aux matchs inter-agences, vous imaginez...

12- Original, comme faire-part, la collaboratrice fraîchement mariée qui annonce à l'ensemble du groupe sa nouvelle adresse e-mail, pour cause de changement de nom, au lieu de ne prévenir que ses contacts...

13- Mais où est donc passée la dernière version du compte rendu de la réunion de la semaine dernière ? Je suis certain d'avoir classé ce mail et n'ai pas eu la bonne idée d'enregistrer la pièce jointe !

15- Je ne peux plus envoyer de mails. J'ai un message d'alerte m'indiquant que l'espace de stockage qui m'est alloué est full, et que je dois archiver avant de pouvoir espérer en renvoyer - et donc travailler - à nouveau. Au 21e siècle, à l'heure de Gmail, Twitter et compagnie : je rêve ! Et j'ai justement plusieurs mails à envoyer impérativement avant ce soir !

16- La présentation PPT du prochain comité vient d'être finalisée. Très bien illustrée mais peut être un peu lourde, avec ces 15 Mo, nous l'avons quand même envoyée à tous les participants... en espérant qu'il n'y aura plus de modification !

17- J'ai transféré le message à toutes les personnes concernées ; je suis donc couvert.

18- Oups, nous avons oublié Philippe dans le mail d'invitation au pot de départ de Nathalie ! Tu crois qu'il l'a mal pris ?

19- Entre nous, je vous conseille de renvoyer ce message à ma supérieure, que vous avez omis de mettre en copie. Comme vous le savez, elle est plutôt, voire franchement susceptible.

20- J'ai perdu la moitié de mes mails lors de cette !#§$&% de migration de Lotus à Outlook...

Si vous vous reconnaissez dans certains de ces exemples, il est peut-être temps de changer votre rapport à l'e-mail, de convaincre vos collaborateurs et contacts d'en faire autant. Réfléchir avant de répondre, synthétiser, bien choisir les destinataires, mais surtout adopter si possible les outils de l'entreprise 2.0, voire même attendre que Google Wave débarque dans votre entreprise...

Au fait, comment gérez-vous vos e-mails professionnels ? Avez-vous des exemples significatifs à ajouter à cette première liste ?

A lire ailleurs :

- Questions to Ask Before Replacing Corporate Email
- Collaboration : email ou wiki ?
- Email versus many-to-many tools
- MindUp - Solution de gestion des mails
- Google Wave: What Might Email Look Like If It Were Invented Today ...
- The enterprise implications of Google Wave