Trop c'est trop. Ce flux incessant de messages, dont le traitement finirait presque par représenter à lui seul un travail à mi-temps, nuit gravement à la santé de l'entreprise et de ses salariés : saturation des serveurs, de la bande passante, process de travail non optimisés, problèmes d'accès aux documents, de versioning et de conservation de ces documents, perte de messages... sans parler de stress et de démotivation.

Ci-dessous un florilège de réactions et témoignages glanés dans les différentes entreprises où je suis passé en tant que salarié, client ou prestataire :

1- Je ne lis que les mails pour lesquels je suis en destinataire principal ; les autres sont classés ou directement supprimés.

2- Je tourne en moyenne à 40 m/h (messages à l'heure) en réception, parmi lesquels quelques spams qui ont réussi à passer, mais surtout de "vrais" messages, que je dois traiter :-(

3- Mon ordinateur a planté sévèrement, alors que je travaillais depuis des heures sur un mail hyper important. J'ai non seulement perdu ce mail, mais aussi tous les messages reçus et envoyés depuis mon dernier archivage, qui remonte à des semaines ! J'ai appelé le support, ils ne peuvent rien pour moi. C'est quoi ce binz ?! Je fais comment, maintenant ?!

4- Un client me parle d'un message qui, visiblement, serait passé à la trappe. Je n'en ai aucun souvenir et, entre nous, ne suis même pas certain de l'avoir reçu un jour !

5- J'ai trouvé LA solution pour rechercher dans mes mails : le disque dur externe, que je me suis offert et sur lequel je sauvegarde l'intégralité de mes messages, même tous ceux que je n'ai pas le temps de lire. J'ai tout mon historique à portée de la main, même en déplacement, et peux y effectuer des recherches dès que nécessaire. Mo-bi-li-té !

6- C'est simple : je ne lis plus mes mails. Alors arrêtez de m'en envoyer et venez me voir si nécessaire.

7- Grâce au smartphone offert imposé par ma direction, je peux continuer à traiter le flux de mes messages dans les transports, le soir et le week-end, ce qui me fait gagner du temps en arrivant au bureau et me retire un peu de stress. Bon, pour être parfaitement transparent, je crois que le problème a juste été déplacé : pour que ça soit valable, mes contacts doivent nécessairement traiter mes réponses dans la foulée, c'est à dire dans la soirée et le week-end. Autant dire que ce n'est pas gagné : ils n'ont pas tous ce type de téléphone ni forcément l'envie de faire des heures sup. !

8- Je me connecte tous les dimanches au webmail de mon entreprise pour traiter les messages reçus depuis le vendredi soir, histoire de bien commencer la semaine.

9- J'ai créé des règles de classement de mes e-mails, selon leur expéditeur ou les mots clés dans leur objet. Ma boîte de réception est à peu près propre, mais j'ai 1 322 messages non lus dans mes différents dossiers. Je les traiterai... dès que possible.

10- Marre des messages "une paire de lunettes a été trouvée près de la photocopieuse du bâtiment B, 1er étage, section 23..." !

11- Le foot, ça n'est vraiment pas mon truc, alors les invitations aux matchs inter-agences, vous imaginez...

12- Original, comme faire-part, la collaboratrice fraîchement mariée qui annonce à l'ensemble du groupe sa nouvelle adresse e-mail, pour cause de changement de nom, au lieu de ne prévenir que ses contacts...

13- Mais où est donc passée la dernière version du CR de la réunion de la semaine dernière ? Je suis certain d'avoir classé ce mail et n'ai évidemment pas eu la bonne idée de sauvegarder la pièce jointe !

15- Je ne peux plus envoyer de mails. J'ai un message d'alerte m'indiquant que l'espace de stockage qui m'est alloué est full, et que je dois archiver avant de pouvoir espérer en renvoyer - et donc travailler - à nouveau. Au 21e siècle, à l'heure de Gmail, Twitter et compagnie, maintenant que le coût de stockage est devenu quasi-anecdotique : je rêve ! Et j'ai justement plusieurs mails à envoyer de toute urgence ! Grrrrr...

16- La présentation PPT du prochain comité vient d'être finalisée. Très bien illustrée mais peut être un peu lourde, avec ses 15 Mo, nous l'avons quand même envoyée à tous les participants... en espérant qu'il n'y aura plus de modification !

17- J'ai transféré le message à tout le monde ET à ma hiérarchie : je me suis couvert, que veux-tu...

18- Oups, nous avons oublié Philippe dans le mail d'invitation au pot de départ de Nathalie ! Tu crois qu'il l'a mal pris ?

19- Entre nous, pour le bien de tout le monde - en commençant par le vôtre - je vous conseille de renvoyer ce message à ma supérieure, que vous avez juste omis de mettre en copie. Comme vous le savez, elle est plutôt ;-) susceptible.

20- J'ai perdu la moitié de mes mails avec cette !:#**§$_&:% migration de Lotus vers Outlook...

21- Pénible, vraiment pénible, cette rentrée. Il fait un temps de novembre et ils font tous une tête... J'ai dû passer la journée à traiter les 618 mails reçus en mon absence, qui ont évidemment saturé mon espace disque, m'empêchant d'en envoyer d'autre tant que je ne les avais pas archivés. J'aurais décidément mieux fait de prendre une semaine de plus :-(

22- Bien vu la Com' pour le journal interne de 9 Mo envoyé à tout le Groupe ! 2500 collaborateurs x 9 Mo = 22, 5 Go envoyés ! Si c'est pas une tentative de saturation du réseau, ça...

23- Cette réunion était salutaire ; le ton était tellement monté dans nos derniers mails ! Plus aucune compréhension, un vrai dialogue de sourds.

24- C'est quoi ton mail ? Je ne te trouve pas dans l'annuaire.

Si vous vous reconnaissez dans certains de ces exemples, il est peut-être temps de changer votre rapport à l'e-mail, de convaincre vos collaborateurs et contacts d'en faire autant : réfléchir avant de répondre, synthétiser, bien choisir les destinataires, voire adopter les outils de l'entreprise 2.0 ?

A lire ailleurs :

- Questions to Ask Before Replacing Corporate Email
- Collaboration : email ou wiki ?
- Email versus many-to-many tools
- MindUp - Solution de gestion des mails
- Google Wave: What Might Email Look Like If It Were Invented Today ...
- The enterprise implications of Google Wave